Pokud už jste někdy ve firmě řešili nákup nějakého programu, nejspíš jste přemýšleli, jak ho vybrat rychle ale také dobře. Dobře vybraný firemní software by měl být souzený podle jediného kritéria – ve výsledku musí mít jasný a viditelný přínos pro vaši firmu. Ať už jsou to vyšší příjmy, nižší náklady, zvýšená efektivita či jiný benefit. A proces výběru softwaru tomu musí odpovídat.
Přitom ten samý proces ale musí:
- Být jednoduchý
- Být časově nenáročný
- Umožnit vám rychle se zorientovat v nabídce na trhu
- Pomoci vám jednotlivé produkty dobře porovnat a ujasnit si jejich kompatibilitu s provozem vaší firmy a již zaběhnutým softwarem
To většina obecných rad a doporučení nesplňuje. Nikdo vám neřekne, jak přesně na to a jaké nástroje použít. Není ale koho vinit, podobný proces není ve velké vetšině firem nijak definovaný, a tak to každý zkouší víceméně libovolně.
Z vlastní zkušenosti z předchozích zaměstnání jsme proto sestavili následující návod. Ten je narozdíl od většiny rad specifický, detailně popisuje, jak přesně na každý krok a poskytuje nástroje a šablony, které vám pomůžou vše urychlit. Určitě není neprůstřelný, ale pomůže vám software vybrat lépe než vše, co je dnes volně dostupné.
V praxi to znamená, že vám pomůže ušetřit velké množství času a peněz, které byste jinak do firemního softwaru nenávratně investovali. Přitom vám navíc umožní maximalizovat přínosy nového softwaru.
Víte, co od softwaru chcete?
Ještě než začnete, měly byste ideálně vědět, po čem vlastně pátráte. Nicméně to většina z nás ví při nejlepším jen přibližně. To opravdu důležité je vědět, proč software pořizujete. Je to kvůli neefektivitě výroby? Potřebuje nakoupnout marketing? Chcete mít kontrolu nad logistikou? Nebo jen jednoduše automatizovat a zeefektivnit, co se dá?
Zkuste si to ujasnit a nejlépe si to sepiště v nějaké konkrétní podobě (např. „automatizace náboru nových zaměstnanců za účelem snížení nákladů a ušetření času v personalistice“). Obecně stačí 2-3 věty, které vám pomůžou si mnohé ujasnit a poslouží vám jako směrovky během celého procesu.
Reálnou možností je, že vůbec netušíte, co hledáte. Víte, že software vaší firmě může pomoci a věříte v jeho přínosy k nastartování digitalizace a automatizace. Nevíte jen, kde začít a rádi byste se podívali, co na trhu vůbec existuje.
V tomto bodě se nachází velká většina firem. Pokud je to i váš případ, přejděte ke kroku č. 2 a až budete mít jasnější představu, vraťte se ke kroku 1. Pamatujte, že celý proces výběru softwaru je iterativní – můžete zaměňovat pořadí jednotlivých kroků a vracet se k nim tak, aby to odpovídalo stádiu, ve kterém se nacházíte.
Jak vybrat software dobře
Správné volbě budou předcházet následující kroky.
1. Zmapujte si stávající procesy a software
Ačkoliv tohle vám poradí každý, nikdo vám nepomůže s konkrétním provedením. Není se čemu divit, nikdo přece nezná vaši firmu lépe než vy, a to ani váš nejlepší zaměstanec. Existují ale způsoby, jak si to zjednodušit.
Hlavní je, že to nemusí být složité a trvat dny či dokonce týdny. A ani si na to nemusíte pozívat poradenskou agenturu, která vás bude stát nemalé peníze.
Začít můžete sepsáním softwaru, který již používáte, včetně nákladů a jiných detailů tak, abyste dobře rozumněli své stávající pozici. Můžete použít třeba výstup z vašeho ERP systému nebo účetního programu. Nebo si vytvořte jednoduchou tabulku v Excelu.
Jakmile máte přehled o již používaném softwaru, můžete si rychle zmapovat procesy, které budete chtít pokrýt softwarem novým. Nebo si načrtnout procesy nové, které díky softwaru budete moci zavést. Zde můžete využít jednoduché šablony (formát MS PowerPoint), kterou si můžete zdarma stáhnout níže.
Další možností jsou volně dostupné nástroje jako Draw.io nebo Lucid.co. Jsou zdarma (základní účet Lucid je zdarma), lze u nich využít množství standardních šablon a během několika minut získat elegantí grafický přehled vašich procesů.
Nemusí to být nic složitého, pro začátek postačí zjednodušený nákres, který by neměl zabrat více než 15 minut. Doporučujeme například druhou šablonu z kategorie „Flowcharts“ na platformě Draw.io, kterou jsme použili na vytvoření procesu níže.
Pokud nejste technický typ, kontaktujte nás. Zdarma a bez závazků vám pomůžeme a obratem vám pošleme hotový výstup.
Jakmile máte alespoň na 80% hotovo, máte konkrétní a reálný základ pro poptávku u dodavatelů. Čím víc specifický váš výstup bude, tím menší je šance, že vás někdo přesvědčí nakoupit nevhodný software.
Už to vám pravděpodobně ušetří desítky tisíc, které by jste jinak promrhali na nevhodném řešení. A to s minimální časovou investicí. Hlavně ale předejdete hromadě provozních problémů a absenci rozvoje, což je většinou hlavní důvod, proč firmy software pořizují.
Pokud i tak věříte, že potřebujete odbornou pomoc a jste ochotni investovat větší množství času, můžete kontaktovat specializované poradce. Zkusit můžete například organizace jako Asociace rodinných firem (ARF) nebo Jihomoravské inovační centrum (JIC). Podobné organizace sdružují experty a konzultanty, jejichž služby jsou pro české firmy často poskytovány za přijatelný poplatek.
2. Rychlý průzkum trhu
V praxi toto znamená rychle získat přehled o tom, z jakých řešení si můžete vybírat. Jako většina firem jsme sami museli zdlouhavě hledat na internetu a obvolávat známé. To ale zabere dny či týdny a bohužel vám to nikdy neposkytne kompletní a objektivní přehled o nabídce na trhu. Tím se okrádáte o možnost získat lepší a někdy i levnější řešení.
Hlavně tím ale maximalizujete riziko, že koupíte řešení, které je pro vaši firmu nevhodné. Protože i software vhodný pro firmu vašeho kamaráda může být tou nejhorší volbou pro vaši firmu. Tímto také maximalizujete své náklady na software a minimalizujete přínosy, které vám nasazení softwaru může přinést.
Nejsnažší cestou je prolistovat náš katalog firemního softwaru. Ten vám zdarma poskytne informace, které byste jinak museli zdlouhavě a nákladně získávat vlastními silami. Je to největší katalog podnikových informačních systémů na českém trhu a najdete v něm přes 1000 produktů.
Můžete si vybrat z kategorií jako ERP systémy, CRM systémy, docházkové systémy, programy na faktury, rezervační systémy a dalších více než 90 kategorií.
V každé kategorii také můžete filtrovat podle:
- Funkcí/Modulů či Kategorie/Podkategorie
- Zaměření na odvětví
- Velikosti vaší firmy
- Integrací na ostatní systémy
3. Poptávka a výběr vhodného řešení
Výběr vhodných kandidátů je samozřejmě ten nejdůležitější a nejtěžší krok. Potom, co máte přehled o nabídce na trhu se většina z nás hrne k poptávkám a kontaktuje prodejce.
Není to špatně, ale co nás osobně v této fázi bolelo nejvíc byl čas strávený na telefonu s obchodními zástupci bez korespondujícího přínosu. Po asi mnoha hovorech a celkem 4,5 hodinách povídání jsme to vzdali a přešli k následujícímu postupu.
Věděli jsme, jaká je nabídka na trhu a co zhruba chceme. Dále jsme si také vytvořili tabulku s detailními požadavky a systém ohodnocení různých řešení. Šablonu si můžete zdarma stáhnout níže. Z toho nám nakonec vznikl poptávkový formulář, kde bylo vše včetně požadavků na technickou podporu či dotazů na implementaci.
Dále jsme si stanovili formát, v jakém chceme obdržet odpovědi od prodejců softwaru. Jelikož jsme nechtěli trávit hodiny na hovorech, během kterých se stejně neukáže, jestli je určitý software dobrý nebo ne, požádali jsme oslovené prodejce o (a) vyplnění poptávkového formuláře, (b) zaslání cenové nabídky a (c) zaslání max. 10-minutové videa, na kterém je ukázáno, jak daný software pokryje naše konkrétní požadavky. K tomu jsme poskytly nákresy našich procesů.
Třetí bod byl pro nás rozhodující, i když někteří prodejci softwaru z toho nebyli nadšení. Jenže pokud vám někdo není schopný poslat krátké video o svém produktu, jak dobrý může být jejich software či technická podpora? Navíc se službami jako Loom lze toto udělat jednoduše, rychle a zcela zdarma.
Nakonec jsme jen rozeslali poptávky a požádali prodejce o odpověď do jednoho týdne. Po obdržení odpovědí (80% jich přišlo včas) jsme byli mnohem lépe schopní posoudit, který software je pro nás vhodný, kde potřebujeme více informací a který software se k nám nehodí. Vše jsme si vyplnili do naší šablony a vzešlo nám z toho celkové skóre, které nám ukázalo, který software je pro nás vhodný.
Pokud jsme potřebovali vědět víc, zavolali jsme danému prodejci a ptali se na konkrétní otázky. Tím pádem byly hovory krátké a efektivní. Kdybychom nestrávili týdny hledáním na internetu a obvoláváním známých, celý proces výběru by nám zabral několik dnů (většinu času jsme čekali na odpovědi od prodejců).
4. Nákup a implementace
Nákup je už ve své podstatě formalitou, ale i tak se vyplatí zvážit několik věcí. Tou první je volba vhodného cenového balíčku – dnešní SaaS (ang. Software-as-a-Service) modely umožňují získat software okamžitě bez nutnosti velké jednorázové investice.
Z pohledu hotovostních toků a kontroly nad pravidelnými výdaji je to skvělá možnost. Někdy ale jednorázový nákup může dávat smysl z hlediska dlouhodobé udržtelnosti nákladů. SaaS balíčky se totiž můžou značně prodražit.
Zadruhé musíte zvládnout implementaci. Ta bývá často nejbolestivější částí pořizování nového softwaru, ale zase například v rámci cloudové aplikace na email marketing je prakticky nulová. Pokud implementujete dražší a rozsáhlejší software (např. ERP systém), ujistěte se, že implementace je příslušně smluvně ošetřená proti opoždění či nedbalosti dodavatele.
Narozdíl od výběru softwaru je implementace maximálně individuální a musí se přizpůsobit dané firmě.
5. Správa a optimalizace
Tento poslední krok je přirozeně nejvíc opomíjený, ale je to právě to, co vám může ušetřit velké množství peněz, času a provozní bolesti.
Zaprvé je důležité mít přehled nad tím, jaký software ve firmě již používáte. To znamená vše od ERP systému až po e-mail. Toto už jsme zmínili v prvním kroku procesu výběru softwaru.
Zadruhé je dobré nastavit si v kalendáři připomínku a každý kvartál nebo pololetí udělat rachlou softwarovou revizi. Může se to zdát jako otrava a mrhání časem. Stačí ale pouze zabrouzdat na stránky vašich aktuálních dodavatelů a jejich konkurentů a rychle porovnat ceny, funkce či novinky.
To vá m napoví, kdo se ubírá jakým směrem a s kým byste měli spolupracovat. Protože pokud například hledáte způsoby, jak automatizovat výrobu a všechny procesy s ní spojené, dává smysl pracovat s prodejcem softwaru, který každý měsíc přidává integrace a jinak zlepšuje své produkty.
Závěr
Software je čím dál důležitější, jelikož tlak na technologické inovace stoupá a s ním i tlak na marže a efektivitu každé firmy. Proces výběru a nákupu softwaru ale není nijak definovaný a pokud není systematický, riskujete, že promrháte obrovské množství času a penež. A výsledek dlouhodobé námahy implementace softwaru může být i tak odstrašující.
Proto je důležité se na výběr vhodného softwaru více zaměřit. A nemusíte na to mít žádný IT tým, stačí vám pět kroků, které jsou rozepsány výše. U těch je dobré zdůraznit dva body.
Zaprvé, zaměřte se co nejvíce na integrace mezi jednotlivými systémy, které používáte. Pokud totiž pořídíte systém, který s žádným jiným nekomunikuje nebo umožňuje jen manuální stahování a nahrávání dat, nebude vám to k ničemu.
Eventuelně totiž budete manuálně přepisovat či nahrávat hromady dat, čímž neúměrně navýšíte vaše náklady. Dobře integrované systémy vám na druhou stranu umožní profitovat z hodnotných dat a širokých možností administrativních úkonů automatizace.
Zadruhé, předem si propočítejte celkové náklady na vlastnictví (TCO), o kterých píšeme zde. Jedině tak si budete dobře vědomi okamžitých a opožděných nákladů, tak jako těch viditelných a skrytých. To vám umožní si dobře propočítat návratnost investice a vyjednat tak s dodavatelem cenu, která pro vás dává smysl.
Přínosy dobře koupeného podnikového informačního systému – ať už je to jednoduchá webová aplikace, ERP systém, CRM systém či docházkový systém – mohou totiž být nevyčíslitelné.
Nedělějte stejnou chybu, jako ostatní a zaměřte se více na nákup těch nejlepších systémů pro vaši firmu. Pokud to zvládnete, budete pro vaši konkurenci k nezastavení.
Máte dotazy? Není vám něco jasné? Pořebujete poradit? Kontaktujte nás