SaaS (software jako služba) a vlastně firemní aplikace v obecné rovině se vyvinuly v posledních letech do takové míry, že mezi nimi najdete nástroj pro každou důležitou oblast řízení firmy a snad každý firemní proces.
Přesto tyto specializované nástroje nedokázaly vytěsnit firemní řešení typu „vše v jednom“ a to hlavně díky jejich podstatě „místa jedné pravdy“ a unifikované uživatelské zkušenosti napříč všemi aktivitami a procesy.
Nicméně určitě neexistuje jeden univerzální a „nejlepší“ způsob, jak poskládat technologickou infrastrukturu (tzv. tech stack) pro vaši firmu. Vždy je třeba zvážit individuální fungování firmy i vaše specifické potřeby, než se rozhodnete pro jedno konkrétní řešení.
V článku níže se podíváme na porovnání specializovaných softwarů s řešením typu „vše v jednom“ a zjistíme, který nástroj se hodí pro jaký typ firmy.
Výhody jednoúčelových řešení SaaS
Pojďme se podívat, proč jsou specializovaná řešení ve firmách oblíbené a jaké jsou jejich výhody:
Specializace
Jednoúčelové aplikace jsou navrženy pro specifické oblasti řízení firem a konkrétní procesy, čímž se stávají účinnými nástroji pro tyto oblasti. Tato specifická řešení jsou často oblíbená u mikro firem či živnostníků.
Příkladem mohou být aplikace jako je Basecamp na projektu, iDoklad na faktury, Notion pro správu znalostní báze nebo Slack pro komunikaci, které pomáhají zefektivnit úzkou sadu pracovních procesů.
Přímočaré uživatelské prostředí
Volba specializovaného softwaru je silně ovlivněna také uživatelským prostředním a přívětivostí. Tyto aplikace řeší jen vybrané firemní procesy a často je jejich používání velmi intuitivní, nekomplikované a příjemnější pro uživatele, než komplexnější systémy.
Flexibilita rozhodování
Používání různých specializovaných nástrojů snižuje závislost na jediném dodavateli či platformě. Pokud nejste se systémem či dodavatelem spokojeni, můžete relativně snadno přejít ke konkurenci.
Snadnější může být i výběr správného tarifu – není třeba platit za funkce, které nebudete využívat.
Nevýhody jednoúčelových SaaS
Specializovaná firemní řešení přinášejí pro malé firmy mnoho výhod. Ale na druhou stranu existuje také několik důvodů, proč pro mnohé firmy nejsou optimální volbou. Shrňme si možné nevýhody jednoúčelových aplikací:
Problémy s komunikací a spoluprací
Používání více jednoúčelových aplikací zároveň může vést ke snížení přehlednosti napříč týmem. Mezi členy týmu může nastat chaos, není jasné, kdo za co zodpovídá a jaký je reálný stav zpracování projektů nebo kdo na čem právě pracuje.
Představte si, že tým komunikuje na Slacku, k dokumentaci používají Notion a projekty spravují v Basecampu a obchod řeší v Pipedrive…Toho přeskakování mezi systémy může být až moc.
Přehlcení aplikacemi
Informace jsou rozptýleny po různých systémech a hledání potřebných údajů může být obtížné. Můžete si být jisti, že jsou na všech platformách opravdu aktuální údaje?
Nejen, že toto překlikávání a přeskakování napříč systémy může zpomalovat vaši pracovní produktivitu, ale navíc budete mít pracovní den zahlcen notifikacemi z různých aplikací.
Centralizace je výzvou
Mnoho firem dává přednost centralizaci a vytvoření „jednoho zdroje pravdy“, kde najdete všechny potřebné podklady a informace. Při používání mnoha specializovaných aplikací je obtížné agregovat relevantní data na jednom místě.
Integrace mezi systémy mohou být nedokonalé a chybí podrobný přehled o souvislostech mezi daty rozprostřenými mezi oddělenými nástroji.
Administrativní bariéry
Správa a administrace různých aplikací vyžaduje oddělené řízení, včetně správy licencí, obnovování, uživatelských rolí a oprávnění, sledování změn a školení zaměstnanců.
Výhody „all-in-one“ softwaru
Systém „vše v jednom“ sice neumožňuje úplné přizpůsobení jednotlivých prvků, modulů a funkcí, tak jaké specializované platformy, ale na druhé straně nabízejí unifikovanou uživatelskou zkušenost, propojenost a centralizaci informací.
„All-in-one“ platforma přináší mnoho výhod a proto byste je měli zvážit, než sáhnete po sadě několika specializovaných aplikací.
Centralizace
Komplexní „vše v jednom“ řešení poskytují jednotný zdroj pravdy pro všechna data a klíčové obchodní funkce, což zlepšuje přístup k informacím apřehlednost v celé organizaci a také logickou propojenost procesů. Jednotliví členové týmu mají hned přehled, kdo na čem pracuje a kdo má jakou zodpovědnost. Tyto komplexní aplikace jsou navrženy tak, aby usnadnily komunikaci napříč týmy, logicky propojili procesy, a aby podporovaly přehlednost, nabídly celistvý kontext a zamezily chaosu.
Celková úspora nákladů
Univerzální řešení mohou nahradit potřebu několika specializovaných nástrojů, což vede ke snížení licenčních nákladů.
Přehlednost, transparentnost a spolupráce
Univerzální řešení podporují přehlednost a spolupráci mezi týmy, umožňují vidět práci ostatních členů týmu i napříč odděleními, poskytují na jednom místě klíčové údaje a umožňují snadný přístup ke kontextu projektů a vztahů se zákazníky.
Jednotné, vícekanálové služby
Propojený systém umožňuje poskytovat zákazníkům jednotnou a koordinovanou zákaznickou zkušenost při interakci s vaší firmou.
Menší závislost na IT
„Vše v jednom“ řešení vyžadují méně integrací a správy od IT oddělení, což snižuje administrativní zátěž i množství technických bariér.
Snadnější správa či zaškolení zaměstnanců
Používání jediné platformy usnadňuje školení zaměstnanců a nevyžaduje přidávání do více systémů a ladění oprávnění a odpovědností.
Nevýhody systému „vše v jednom“
„All-in-one“ systém mají i své slabší stránky, např.
Závislost na jednom dodavateli či platformě
Univerzální řešení vytvářejí silnou závislost na jednom dodavateli a platformě. To může být výhodné, pokud máte důvěru v daného dodavatele či systém, ale pokud nastanou soustavnější problémy s dodavatelem nebo chybami v systému, nemusí vždy existovat snadné řešení z těchto problémů.
Rozvoj systému různými směry
Univerzální řešení mají své vlastní vývojové plány, které nemusí vždy odpovídat potřebám vaší firmy. Například pokud potřebujete specifické funkce v určitém modulu, ale dodavatel se zaměřuje na aktualizace jiných modulů, nemusíte dostatečně rychle získat požadované aktualizace.
Omezená flexibilita
Přechod na jinou platformu může být obtížný, protože veškeré nebo velká část firemní procesů jsou závislé na jednom ekosystému. Tím se omezují možnosti změn a výběru alternativních řešení.
Zvažování řešení „vše v jednom“ je legitimní, ale není to vždy nejvhodnější volba pro všechny případy. Jak už jsme řekli výše, je třeba zvážit vaše konkrétní firemní procesy a potřeby a také výhled, kterým se chcete ubírat do budoucna.
Kdo je vítěz? Specializovaný nebo „all-in-one“ systém
Před finálním rozhodnutím zvažte tyto faktory:
Velikost vaší firmy
Větší firmy často vyžadují specializovaný software, který odpovídá specifickým potřebám jednotlivých týmů nebo oddělení. Vetší organizace tedy mohou potřebovat specializovanější software, který jim bude šitý na míru. Např. oddělení prodeje může potřebovat vyspělý CRM systém, oddělení zákaznické podpory bude zase potřebovat sofistikovaný „ticketovací“ systém atd..
Naopak menší organizace (typicky 1-50 zaměstnanců) mohou preferovat univerzální řešení, jako je např. Caflou, Scoro či Monday, která pokrývají klíčové funkce pro celou firmu. Najdete zde CRM modul, finanční i projektové řízení, komunikaci v rámci firmy nebo fakturaci.
Vyspělost procesů
Pokud teprve začínáte s určitými aktivitami, můžete se spokojit s univerzálním řešením. S postupem času můžete přejít na specializované nástroje, jakmile se vaše procesy stanou složitějšími a bude to v rámci dalších faktorů uvnitř firmy dávat smysl.
Obchodní cíle
Pokud máte konkrétní obchodní cíle, můžete potřebovat specializované nástroje, které vám pomohou je splnit. Např. máte ambiciózní cíle v rámci generování leadů – poté budete možná vhodné investovat do prodejního CRM nástroječi platformy, která vám pomůže spustit cílené a personalizované reklamní a e-mailingové kampaně.
Rozpočet
Obecně platí, že licence na vícero specializovaných nástrojů vás bude stát víc než jedno komplexní „all-in-one“ řešení. Univerzální řešení mohou být cenově výhodnější, zatímco specializované nástroje vám umožní vybrat si pouze potřebné funkce a ušetřit tak náklady. Než se „upíšete“ k vybranému systému, vyzkoušejte si ho nezávazně v trial či free verzi.
Neexistuje tedy jedno „správné“ řešení. Je důležité pečlivě zvážit potřeby vaší firmy a způsob práce vašich týmů a udělat nejlepší rozhodnutí i s výhledem do budoucnosti, které může zahrnovat univerzální řešení, specializované nástroje nebo kombinaci obojího.