Program na faktury jakožto typ softwaru momentálně spadá do jedné z nejžhavějších kategorií s podnikovými informačními systémy na českém trhu. Momentálně lze identifikovat okolo 20 různých produktů. A to se nebavíme o zahraničních řešeních.
Ačkoliv většina programů na faktury má podobný cenový systém, lze je od sebe jasně odlišit nejen jednotlivými funkcemi, ale také možnostmi automatizace a napojení na ostatní software používaný velkou většinou firem, jako jsou ERP systémy, CRM systémy či účetní programy.
Měla by vaše firma uvažovat o používání programu na fakturaci? Níže si uvedeme několik klíčových funkcí a základních přínosů, které programy na faktury mohou mít pro vaše podnikání.
Co přesně umí program na faktury?
Fakturační program, často také nazývaný fakturační software či fakturační systém, je specializovaný software na tvorbu a další zpracování faktur. Jeho smyslem je pomoci firmám a podnikatelům fakturaci co nejvíce zrychlit, zjednodušit a zefektivnit. Fakturační programy se vyznačují několika jádrovými funkcemi.
Tvorba faktur
Rychlá a jednoduchá tvorba faktur je jedním z hlavních přínosů každého fakturačního programu. Tradičně se faktury tvoří buď manuálně v programech jako MS Excel nebo v nepříliš uživatelsky přívětivých modulech různých ERP systémů a účetních programů.
To je ale časově náročný proces, při kterém člověk snadno udělá chybu. Moderní fakturační software řeší právě tento problém. Faktury se dají vystavit i během jedné minuty. A to jak úplně od začátku tak jako šablona z předešlých faktur, nabídek, objednávek či zálohových faktur. Navíc se dají nastavit také pravidelné, opakující se faktury, čímž se u těchto faktur vše automatizuje.
Evidence kontaktů
Fakturační software s každou fakturou zaznamenává údaje o příjemcích a odesílatelích. To znamená, že systém ví, s jakými dodavateli spopuracujete a usnadňuje vám faktury připravit mnohem rychleji. To samé platí pro vaše zákazníky, ať už stálé či nové.
Taková evidence je samozřejmě užitečná také mimo tvorbu faktur. Data lze totiž často analyzovat přímo v daném fakturačním systému. To vám umožní získat přehled o svých dodavatelých i zákaznících a zaměřit se tak na ty nejdůležitější pro vaše podnikání.
Evidence nákladů a příjmů
Evidencí kontaktů to ale nekončí. Každá faktura má nějakou finanční hodnotu a spadá buďto do nákladů nebo do příjmů. Tyto data se dají zobrazit v analytické sekci většiny programů na faktury, kde lze jasně vidět, jak jste na tom finančně v daném časovém bodě. Je také možné filtrovat dle stavu či typu faktury (a jiných dokladů).
Přístup pro účetní
Všichni bohužel dobře víme, že odesláním a proplacením fakturační cyklus ani zdaleka nekončí. Každá faktura musí do účtárny, kde se zapisuje do účetního sysému a dle zákona archivuje.
Častým problémem ale je, že účetním jsou faktury přeposílány v nestandardních formátech. Tím vzniká manuální práce navíc pro účetní, kteří musí detaily z faktur ručně vypisovat do účetních systémů. Zde se často stávají chyby, nemluvě o časové prodlevě, kterou to vytváří.
Programy na faktury tento problém velmi elegantně řeší. Nejen že poskytují účetním přístup, aby si kdykoliv faktury stáhli, ale také standardizují formát všech faktur a minimalizují chybovost či zpoždění při jejich zaúčtování.
Napojení na ostatní systémy
V neposlední řadě je důležité poznamenat, že prakticky každý kvalitní program na faktury dnes má API integraci (tj. datové napojení na jiné aplikace) na relevatní systémy. Mezi ty patří například internetové bankovnictví, účetní systémy, CRM systémy nebo třeba také e-shopy.
Tím fakturační software eliminuje nutnost manuálního přepisu dat z jednoho systému do druhého a šetří tak čas, nemmluvě o readikálním snížení chybovosti. Dobré programy na faktury také automaticky připravují podklady pro EET a daňové výstupy. Tím znovu zefektivňují účetnictví a snižují administrativní zátěž na vaše podnikání.
Jaké přínosy má program na faktury?
Fakturační programy mají několik základních přínosů, které pomáhají firmám šetřit čas a peníze. Některé z nich jsme již vypsali výše. Obecně se ale jedná o pět hlavních benefitů.
Ušetřený čas
Největším přínosem fakturačního softwaru je nezanedbatelné množství času, který díky němu ušetříte. To plyne zejména z výše zmíněné rychlosti tvorby nových faktur, eliminace chybovosti při zaúčtování a integrace na ostatní systémy.
Ve výsledku se jedná i o hodiny týdně, což se bezpochyby vyplatí každé firmě či podnikateli.
Automatizace účetnictví
Dalším aspektem je možnost automatizace části účetnictví, do které spadá fakturační cyklus. Fakturační software sice nepokryje 100% cyklu, ale automatizuje některé časově náročné úseky. Jako například automatické párování plateb na firemním účtu.
Tím vytváří solidní podhoubí pro další kroky směrem k digitalizaci a automatizaci vaší firmy. To je dnes nejen zajímavé, ale už nutné, pokud tedy chcete mít náskok před konkurencí.
Efektivnější práce
S tím vším souvisí vyšší efektivita práce. Díky automatizaci a ušetřenému času se vytvoří prostor na aktivity s vyšší přidanou hodnotou. Jednoduše se dá říci, že za stejnou pracovní dobu zvládnete více (kvalitní) práce.
Online platby
Fakturační programy ale nekončí u samotného vystavování a zpracování faktur. Jelikož jsou často integrovány na online bankovnictví dané firmy, umožňují také rychleší platbu faktur. Většinou je to formátem příslušného tlačítka přímo u elektronicky zaslané faktury. Může to ale fungovat i přes QR kód nebo jednoduché webové rozhraní, kde má každá faktura něco jako vlastní webovou stránku.
Někteří dodavatelé navíc umožňují okamžité profinancování faktur. Tím pádem odpadá netrpělivé čekání na proplacení faktury zákazníkem a lze s financemi okamžitě pracovat. Udržíte si tak zdraví hotovostní tok a eliminujete situace, kdy na konci měsíce nemusí tak úplně vycházet finance. A to často za relativně malý poplatek.
Přehled o financích
V neposlední řadě jsou programy na faktury také dobrými finančními rádci. Umí totiž nejen chytře analyzovat a zobrazovat data o tržbách a nákladech, ale také vytvářet finanční odhady a pomáhat s plánováním dle volitelných kritérií. Odbourávají tak nutnost čekat na konec měsíce, kvartálu či roku a umožňují průběžné strategické řízení firmy.
Pomohl vám tento článek? Přečtěte si toho více.