Snaha většiny českých firem nastartovat digitalizaci a automatizaci je očividná. Perfektním příkladem jsou ERP systémy, které se díky pandemii stávají nervovou soustavou podniků všech velikostí, a tak přestávají figurovat jako směť izolovaných účetních procesů. Podobně na tom jsou také CRM systémy, které firmám napomáhají zlepšovat řízení a kultivaci vztahů se zákazníky. Obecně se české firmy v tomto kontextu stále více obrací na různé informační systémy.
Nicméně výběr, nákup a implementace firemního informačního systému je pro většinu firem bolestivou zkušeností. Je to následkem nejenom technické komplikovanosti softwaru jako produktu, ale také jeho finanční náročnosti a nepředvídatelné časové investice, kterou vyžaduje jeho implementace. V neposlední řadě je to umocněno faktem, že nelze dobře vyčíslit a předpovědět návratnost zakoupeného systému, což přináší rizika jak pro každodenní provoz firem tak pro jejich strategický rozvoj.
I tak ale rostoucí počet firem rozeznává obrovské potenciální přínosy informačních systémů. Ty vychází z lákavých příslibů růstu a zvýšené konkurenceschopnosti. Software od toho jednoduše nelze odloučit, protože pohlcuje svět a ať už je to program na faktury, docházkový systém, rezervační systém či jiný druh aplikačního softwaru, žádná firma už se bez něj dnes neobejde.
Firmy všech velikostí a odvětví informační systémy pořizují ze tří hlavních důvodů:
- Zefektivnění firemních procesů
- Snížení nákladů
- Ušetření času (tzn. více času na činnosti s vyšší přidanou hodnotou)
Informační systémy jsou komplexní a nákladné
Ale ať už jsou přínosy sebelákavější, samotný proces výběru a nákupu informačního systému je přinejmenším zastrašující. Většina firem se v tomto ohledu potýká s následujícími problémy:
Zarážející je, že tato situace přetrvává již 10 let. Z průzkumu společnosti IFS a agentruy Mint Jutras z roku 2011 vyplynulo, že 75% výrobních manažerů pod 35 let raději používá MS Excel než informační systém typu CRM či ERP. Důvodem je jak přílišná složitost pro uživatele tak celková technologická komplikovanost těchto softwarových nástrojů.
V kontextu podobných problémů a všudypřítomného nedostatku času je výsledkem to, že velké množství firem buďto na informační systémy úplně zanevře nebo používá nevhodný typ (čímž mrhá časem a penězi) a pod tlakem digitalizace končí u „softwarového bujení“ (ang. software sprawl), s hromadou nepropojených nebo procesně nesladěných řešení.
S tím paradoxně přichází zvýšená komplexita a zvýšené náklady. Z tohoto důvodu na software většina firem raději rychle zapomene a celý jeho příslib je tak fuč – vždyť samotný proces výběru je mrháním peněz a času! Proto nikoho nepřekvapí, že více než 30% informačních systémů zůstává po nákupu nevyužito.
Toto je obecně známé jako propast mezi náklady na informační systémy a hodnotou, kterou dané řešení má přinést (ang. cost-value gap). I když by se zdálo, že technologie nás neustále posouvají dopředu, jejich komplexita je to, co firmám překáží v překonání této propasti. Ve výsledku většina firem – a to převážně malých a středních – přeplácí za software.
Pokud například budeme předpokládat, že firma ABC s.r.o. ročně utratí celkem 600 000 Kč za informační systémy (jednorázové nákupy, měsíční poplatky, poplatky za údržbu, apod.), je možné, že skoro 200 000 Kč z firmy odteče bez korespondujícího přínosu. Tyto peníze tedy negenerují takovou hodnotu, jako by měly.
Jak vybrat informační systém
Dříve či později se ale ocitnete v situaci, kdy budete informační systém potřebovat. Jak tedy vybrat řešení, které je vhodné právě pro Vaši firmu? Většina návodů na internetu vám řekne následující:
- Ujasněte si, co od daného řešení čekáte (které procesy pokryje, jaké problémy vyřeší, apod.)
- Přidělte zodpovědnost někomu z firmy, kdo celý proces povede
- Udělějte si průzkum na internetu a identifikujte vhodná řešení
- Oslovte vybrané prodejce a požádejte o informace, ukázky a demo verze zdarma
- Důkladně si vše projděte a vyberte 2-3 finalisty
- Hlasujte s vaším týmem o výběru finalisty
- Nakupte a implementujte vybraný informační systém
To zní fér. Pokud ale nejste střední nebo velká firma s týmem IT specialistů (což většina firem není), ve skutečnosti to většinou proběhne následovně:
Nejedná se ale samozřejmě jen o české firmy. Nákup informačního systému je nutnou bolestí pro malé firmy po celém světě. V úhonu digitalizace a automatizace za účelem rozvoje a zvýšení konkurenceschopnosti je ale efektivní výběr informačního systému stěžejní pro dlouhodobý úspěch vaší firmy. Proto je neoptimální výběr informačního systému čím dál závažnějším problémem a stojí za to tento proces zlepšit.
Každý má rád optimisty, a proto i my věřímě, že existuje způsob, jak dobře a rychle vybrat ten nejlepší informační systém pro vaši firmu. A to samozřejmě bez nutnosti zaměstnávat IT specialisty. Proto jsme sestavili podrobný návod, který vás celým procesem provede: 5 kroků, jak vybrat dobrý software pro malé a střední firmy
Pomohl vám tento článek? Přečtěte si toho více.