Vedení advokátního spisu je neodmyslitelnou součástí advokátní praxe. Je to dáno nejen zákonnou povinností všech advokátů vést patřičnou dokumentaci o poskytnutých službách, ale také prostou potřebou udržovat si přehled v dokumentech, které se rychle hromadí v každé advokátní kanceláři.
Velká většina kanceláří dnes už při vedení advokátního spisu spoléhá na advokátní software. Není se čemu divit, práce s dokumenty je jedna z nejbolestivějších a nejnudnějších činností všech advokátů.
Papírové spisy tak rychle mizí a s nimi i neefektovita v advokátní praxi. Tím advokátní kanceláře samozřejmě šetří čas a zvyšují svoje zisky.
Níže rozebereme, jaké konktrétní výhody má elektronický advokátní spis.
Elektronický advokátní spis
Vedení advokátního spisu v elektronické podobě není nic jiného než digitalizovaná verze papírového spisu. Zahrnuje jak samostatné soubory ve formátech PDF či DOC (MS Word), které leží v počítači advokátů, tak spisy vedené přímo pod pokličkou specializovaného advokátního softwaru. Jednoduše je to vše mimo spisy v klasické papírové podobě.
Mimo standardní informace má každý elektronický spis mnoho dalších parametrů, které lze zaznamenávat. Patří mezi ně například poznámky, napojená emailová komunikace s klientem či záznam o tom, v jakém stádiu zpracovnání se spis právě nachází.
S tím vším pomáhá advokátní software. Bez něj už si dnes moderní advokátní kancelář absolutně nelze představit. Přichází tak konec zmatků v papírové evidenci a nastupuje počátek digitalizace advokátních kanceláří.
Přínosy vedení advokátního spisu v advokátním softwaru
Vedení advokátního spisu v digitální podobě přináší několik nezanedbatelných výhod.
1. Ušetřený čas
Největším přínosem elektronického spisu je velké množství ušetřeného času. To se projevuje jak při hledání celých dokumentů tak při fulltextovém hledání konkrétních slov či frází v psaném textu uvnitř jednotlivých spisů.
Jednoduchý přístup ke všem spisům na jednom místě a s jasně strukturovanou kategorizací je navíc příjemnou alternativou k manuálnímu prohrabávání složek a kancelářských skříní. Takový manuální postup je pomalejší, člověk u něj často zapomíná a dělá menší chyby. Ty se ale nahromadí a projevují se pozdější časovou prodlevou, jelikož i maličkosti se musí znovu dohledávat a opravovat.
V neposlední řadě je užitečné mít možnost kopírovat jednotlivé spisy či z nich vytvářet šablony pro budoucí použití. Tím ušetříte čas, který byste strávili neustálým vytvářením identických spisů.
2. Neustálý přehled
Přehledné a jednoduché uživatelské prostředí je důležité u každého softwaru. Jelikož advokacie je ale notoricky známá značným nedostatkem času, software pro advokáty s intuitivním designem přináší relativně velkou přidanou hodnotu.
Jednoduchý design tak usnadňuje práci s daným systémem a nezanedbatelně zrychluje navigaci ve všech spisech, které daná kancelář vede.
Přehlednost prostředí systému jako taková ale ještě neznamená přehled ve všem, co daná advokátní kancelář dělá. To zajistí spíše jak už zmíněná kategorizace spisů, tak možnost automatického hlídání termínů, záznamy o změnách v každém spisu či přehled aktuální vytíženosti jednotlivých advokátů.
3. Méně administrativy
Lepší přehled a méně papírování také znamená méně administrativy. Ta se dále snižuje s možností standardizovaného vyúčtování práce dle stanovených tarifů a možností automatizace podobných úkonů.
A právě automatizace je žhavým trendem, který odlišuje ty nejlepší advokátní systémy od těch zastaralých. Není snad ani potřeba vysvětlovat, kolik práce lze ušetřit automtazací procesů jako je vykazování či fakturace.
4. Efektivnější práce
Neustálý přehled a možnost automatizovat rutinní úkony vedou k radikálnímu zvýšení efektivity celé advokátní kanceláře.
Celkově vzniká mnohem méně nejasností a objevuje se minimum závažných chyb. Důvodem je transparentnost a okamžitý přístup k informacím, který mají všichni s přístupem do daného systému.
Mimoto software pro advokáty nadále zvyšuje efektivitu práce tím, že poskytuje integrace (tj. možnost datové komunikace mezi různými softwary a databázemi) na často používané rejstříky či datové schránky. Například napojení na aplikace jako InfoSoud, InfoJednání či Centrální evidence exekucí jsou jedny z nejvíce požadovaných integrací.
Představte si, že vedete spis, který si umí pravidelně ověřit stav řízení u soudu a není problém, aby každou relevatní datovou zprávu automaticky přiřadil do složky spisu. Tím vám okamžitě odpadá hromada práce a zíkáváte čas, který lze využít jinde.
5. Bezpečnost dat
Maximální datová bezpečnost je dnes už očekávaným standardem. To platí obzvláště v advokacii, kde se pracuje s citlivými informacemi na denní bázi.
Advokátní software je stavěn primárně tak, aby zamezil jakýmkolik únikům dat. Navíc umožňuje řídit přistup do systému dle práv, které si nastavíte pro jednotlivé zaměstnance. Pokud tedy partneři kanceláře uvidí vše včetně ziskovosti, jednotliví advokáti či koncipienti mohou mít přístup omezený na své případy.
6. Rychlejší růst
Jelikož advokátní software vám ušetří velké množství času a sníží chybovost na minimum, uvolní se vám ruce pro práci na nových příležitostech. Nebo jednoduše obsloužíte více klientů najednou.
Důležité je, že software vám umožní soustředit více času na činnosti s vysokou přidanou hodnotou. Zde je okamžitě očividné, že návratnost investice do softwaru pro advokátní kanceláře je velmi atraktivní.
Elektronický advokátní spis u jako základ digitální advokacie
Digitalizace advokátní praxe je trendem, na který budou muset dříve či později reagovat všechny advokátní kanceláře. Bez softwaru už to jednoduše nepůjde.
Software, který je stavěný specificky pro advokáty, umožní každé kanceláři zvýšit kvalitu služeb a zároveň také navýšit celkovou ziskovost. Proto lze očekávat, že kategorie advokátního softwaru v příštích několika letech zažije rachlý růst.
Pomohl vám tento článek? Přečtěte si toho více.